Komunikasi & Koordinasi

KATA PENGANTAR

            Puji syukur kita ucapkan kepada Allah SWT yang selalu memberikan rahmat dan hidayahnya kepada pemakalah, sehingga makalah ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Serta shalawat dan salam kita hadiahkan kepada junjungan Nabi besar Muhammad SAW yang telah membawa umat manusia dari zaman kebodohan kezaman yang penuh dengan ilmu pengetahuan seperti saat ini.

            Makalah ini kami perbuat untuk memenuhi tugas Pengembangan Materi PBI pada mata kuliah administrasi pendidikan yang berjudul “Komunikasi dan Koordinasi yang Baik Dalam Lembaga Pendidikan”, serta makalah dapat membantu para mahasiswa dan mahasiswi dalam mempelajari mata pelajaran yang berkaitan dengan Pengembangan Materi PBI.

Kami sangat sadar, dalam penulisan makalah ini sangat jauh dari kesempurnaan dan mungkin masih sangat banyak kekurangan dan kesalahan baik dari segi penulisan ataupun dari segi pembahasan. Oleh sebab itu, kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca sangat kami harapkan.

Akhirnya kepada Allah kami serahkan, semoga makalah ini mempunyai mamfaat dan membawa wawasan ilmu pengetahuan kita semua.

Amin ……

                                                           

                                                                                                Medan,  2013

                      Pemakalah,

                     Imam Satria

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..................................................................................................... 1

DAFTAR ISI.................................................................................................................... 2

BAB I

PENDAHULUAN ........................................................................................................... 3

BAB II

PEMBAHASAN.............................................................................................................. 4

A. Komunikasi.................................................................................................................. 4

B. Koordinasi.................................................................................................................... 6

BAB III

KESIMPULAN................................................................................................................ 10 

DAFTAR PUSTAKA...................................................................................................... 11

BAB I

PENDAHULUAN

Komunikasi adalah hubungan kontak antar dan antara manusia baik individu maupun kelompok. Dalam kehidupan sehari-hari disadari atau tidak disadari komunikasi adalah bagian dari kehidupan manusia itu sendiri, paling tidak sejak ia dilahirkan sudah berkomunikasi dengan lingkungan. Gerak dan tangis yang pertama pada saat ia dilahirkan adalah tanda komunikasi (Widjaja, 1986)

Sementara itu Komunikasi telah menjadi bahan dari kehidupan manusia. Berhasilnya suatu komunikasi ialah apabila kita mengetahui dan mempelajari unsur-unsur yang terkandung dalam proses komunikasi. Unsur-unsur yang dimaksud adalah sumber (resource) pesan (message), saluran (chanel, media) dan penerima (receiver, audience).

Dalam proses komunikasi bersamaan tersebut diusahakan melalui tukar menukar pendapat, penyampaian pesan informasi, serta perubahan sikap dan perilaku. Pada hakekatnya setiap proses komunikasi terdapat unsur-unsur tersebut yaitu sumber pesan, saluran dan penerimaan, disamping masih terdapat unsur pengaruh (effects) dan umpan balik (feed back). Bagaimanapun juga setiap komunikasi yang dilakukan senatiasa menambah efek yang positif atau efektivitas komunikasi. Komunikasi yang tidak menginginkan efektivitas, sesungguhnya adalah  komunikasi yang tidak bertujuan. Efek dalam komunikasi adalah perubahan  yang terjadi pada diri penerima (komunikan atau khalayak), sebagai  akibat pesan yang diterima baik langsung maupun tidak langsung, atau dari melalui media massa jika perubahan itu sesuai dengan keinginan komunikator, maka komunikasi itu disebut efektif (Anwar Arifin; 1984).

Oleh karenanya, dari beberapa pernyataan di atas dapat kita terapkan dalam lingkungan  sebuah organisasi. Bagi seorang Pemimpin, Manajer, atau Kepala sekolah pada lembaga pendidikan, kecakapan berbicara, mendengarkan, membaca dan menulis adalah penting sekali. Lingkungan dan pekerjaannya banyak berhubungan dengan bahasa dan komunikasi.

Disamping pentingnya sebuah komunikasi dalam organisasi. Kemudian yang harus diperhatikan juga bagi seorang pemimpin atau manajer yaitu pentingnya suatu koordinasi. Koordinasi sangatlah penting bagi perkembangan sebuah organisasi atau lembaga pendidikan, baik koordinasi di dalam (interen) maupun di luar (eksteren) organisasi. Koordinasi adalah proses penyatupaduan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan dari unit-unit yang terpisah dari suatu organisasi untuk mencapai sasaran-sasaran organisasi secara efisien. Tanpa adanya koordinasi, individu-individu dan bagian-bagian tidak dapat melihat peranan mereka dalam organisasi. Mereka akan mulai mengikuti kepentingan-kepentingan khusus mereka sendiri, seiring dengan mengorbankan sasaran-sasaran organisasi yang lebih luas. Maka akibatnya timbul terjadinya suatu konflik di dalam organisasi tersebut (Feldman,D.C)

Mencermati dari kejadian di atas, maka  dalam makalah ini kami akan fokus membahas tentang pengertian komunikasi, koordinasi, manfaat keduanya dalam lembaga pendidikan dalam mencapai tujuan pendidikan yang di harapkan.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Komunikasi

A.1. Pengertian Komunikasi

Menurut Stoner dan Wankel :“Communication as the process y which people attempt to share meaning via the transmission of symbolic message”. Komunikasi sebagai proses dengan mana orang-orang berusaha memberikan pengertian melalui penyampaian pesan-pesan berupa lambang. 

Arti kata lain, komunikasi yaitu cara manusia berhubungan yang melibatkan pengertian atau maksud, dengan syarat mereka perlu setuju dengan definisi istilah-istilah yang digunakan berdasarkan sesuatu yang simbolik seperti isyarat, huruf, nomor, dan perkataan yang melambangkan atau menyerupai ide-ide yang dapat menyampaikan maksud . 

Jadi, komunikasi adalah sebuah proses atau jalan pertukaran informasi oleh dua orang atau bahkan lebih dengan menggunakan isyarat, simbol-simbol ataupun dengan cara apapun yang efektif sehingga orang lain dapat menafsirkan apa yang dimaksud oleh si penyampai pesan.

Komunikasi tidak bisa dikatakan terjadi apabila seseorang berbicara kepada orang lain tetapi orang yang diajak bicara tidak paham maksud dari pembicaraan tersebut. Artinya jika pesan dapat dipahami oleh si penerima pesan dengan baik, maka itulah yang disebut dengan komunikasi.

A.2. Prinsip Dasar Proses Komunikasi

Proses komunikasi melibatkan 4 unsur utama:

1.      Sumber / Pengirim pesan / komunikator / source / encoder. Yaitu seseorang atau sekelompok orang yang mengambil inisiatif menyampaikan pesan.

2.      Pesan / Informasi / Message. Biasanya dalam bentuk lambang atau tanda seperti kata-kata tertulis secara lisan, gambar, dan angka.

3.      Saluran / Media / Channel. Yaitu sesuatu yang dipakai sebagai alat penyampaian / pengirim pesan. (contoh TV. Telepon, HP dsb.)

4.      Penerima / Komunikan / receiver / decoder. Yaitu seseorang atau sekelompok orang yang menjadi sasaran penerima pesan.

Selain 4 unsur utama ada faktor lain yg juga penting dalam proses komunikasi, yaitu:

1.      Response (Tindakan yang diambil komunikan setelah dia menerima pesan).

2.      Umpan Balik / Feedback (Lanjutan dari tindakan yang diambil komunikan yang berpengaruh pada komunikator).

3.      Noise / Gangguan (Adalah faktor-faktor fisik ataupun psikologis yang dapat mengganggu atau menghambat kelancaran proses   komunikasi. Contoh faktor fisik :  suara gaduh, gema suara atau segala sesuatu yang mengganggu konsentrasi  dan contoh faktor psikologis : marah, sedih, dan grogi).

A.3. Bentuk-bentuk / Tingkatan Proses Komunikasi

1. Komunikasi Intrapersonal

Komunikasi Intrapibadi, secara harfiah dapat diartikan sebagai komunikasi dengan diri sendiri. Hal ini menyangkut proses disaat diri (self) menerima stimuli dari lingkungan untuk kemudian melakukan proses internalisasi. Hal ini sering dijelaskan dengan proses ketika seseorang melakukan proses persepsi, yaitu proses ketika seseorang mengintrepretasikan dan memberikan makna pada stimuli atau objek yang diterima panca inderanya. Ada beberapa cara untuk berkomunikasi secara intrapersonal. Di antaranya adalah dengan bermeditasi. Sebagai makhluk rohani, manusia dianugerahi kesadaran pribadi. Dengan kemampuan itu kita dapat mengenal diri kita sendiri dan berefleksi tentang diri kita. Kita dapat membuat diri menjadi objek yang dapat kita lihat, pandang dan pikirkan atau renungkan.

Selain meditasi, cara untuk berkomunikasi secara intrapersonal adalah dengan mendengarkan hati nurani. Langkah-langkah komunikasi intrapersonal dengan hati nurani retrospektif itu berjalan sebagai berikut: Langkah I: bersyukur, langkah II: mohon penerangan, langkah III: meninjau perbuatan kita dan reaksi hati nurani kita, langkah IV: membicarakan dan menarik kesimpulan, dan langkah V: adalah dengan bersikap dan mengambil langkah.

Selain dua cara di atas, yaitu dengan mendayagunakan kehendak bebas, mendayagunakan daya imajinasi kreatif dan mendayagunakan buku harian. Cara terakhir adalah salah satu cara yang sangat efektif untuk berkomunikasi dengan diri sendiri. Yaitu dengan menulis catatan harian. Karena buku harian (diary) adalah catatan perasaan, pemikiran dan pengalaman pribadi.

2. Komunikasi Interpersonal

Komunikasi interpersonal menunjuk kepada komunikasi dengan orang lain (komunikasi antar pribadi). Secara umum komunikasi antar pribadi dapat diartikan sebagai proses pertukaran makna orang-orang yang saling berkomunikasi. Pertama,komunikasi interpersonal dimulai dengan diri pribadi (self). Berbagai persepsi komunikasi yang menyangkut pengamatan dan pemahaman berangkat dari diri sendiri. Kedua,bersifat transaksional, hal ini mengacu pada tindakan pihak-pihak yang berkomunikasi secara serempak mengirim dan menerima pesan. Ketiga,, mencangkup isi pesan dan hubungan yang bersifat pribadi (intimacy). Maksudnya, tidak hanya sekedar berkenaan dengan isi pesan, tapi juga menyangkut siapa partner kita dalam berkomunikasi. Keempat, mensyaratkan adanya kedekatan fisik antara pihak-pihak yang berkomunikasi. Kelima, partisipan dalam komunikasi antar pribadi terlibat secara interdependent atau saling bergantung satu dengan lainnya. Keenam, komunikasi tidak dapat diubah atau diulang, jika kita sudah salah mengucapkan sesuatu kepada lawan bicara kita, mungkin kita bisa minta maaf, tetapi tidak berarti menghapus apa yang pernah kita ucapkan.

3. Komunikasi Kelompok

Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang berlangsung antara beberapa orang dalam suatu kelompok “kecil” seperti dalam rapat, pertemuan, konperensi dan sebagainya (Anwar Arifin, 1984). Secara umum komunikasi kelompok dapat diartikan sebagai interaksi tatap muka dari tiga atau lebih individu guna memperoleh maksud dan tujuan yang dikehendaki.

Seperti berbagi informasi, pemeliharaan diri (self maintenance) atau pemecahan masalah, sehingga menumbuhkan karakteristik pribadi masing-masing anggotanya.  Pertama, Tatap muka, mengandung makna bahwa dalam komunikasi kelompok setiap anggotanya harus dapat melihat dan mendengarkan anggota lainnya.Kedua, Jumlah partisipan dalam komunikasi kelompok berkisar tiga orang atau lebih. Ketiga, Maksud dan tujuan dari komunikasi kelompok adalah untuk berbagi informasi, dan pemeliharaan diri (self maintenance). Jika tujuan komunikasi kelompok adalah berbagi informasi, maka komunikasi yang dilakukan adalah dimaksudkan untuk menanamkan pengetahuan. Jika tujuannya untuk pemeliharaan diri biasanya komunikasinya ditujukan sebagai pemuasan kebutuhan pribadi anggota-anggotanya. Keempat, Kemampuan anggota untuk menumbuhkan karakteristik personal anggota lainnya. Maksudnya adalah secara tidak langsung masing-masing anggota berhubungan tidak saja dalam konteks kelompok, tetapi juga melibatkan sentuhan antar pribadi.

4.Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi secara sederhana dapat didefinisikan sebagai  komunikasi antar manusia (human communication) yang terjadi dalam  konteks organisasi. Dari pengertian tersebut, maka kita dapat memahami bahwasannya komunikasi organisasi adalah proses komunikasi yang berlangsung secara formal maupun non formal dalam sebuah system yang disebut organisasi.. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Ada beberapa fungsi komunikasi dalam orgnisasi, sebagaimana Sendjaja (1994) menyatakan bahwa fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:   

Fungsi informatif , organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.

Fungsi regulatif, fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

Fungsi persuasif, dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

Fungsi integratif, setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

5. Komunikasi Massa

Komunikasi massa adalah komunikasi melalui media massa (media cetak dan media elektronik). Media massa adalah alat-alat dalam komunikasi yang dapat menyebarkan pesan secara serempak dan cepat kepada para audience yang luas dan heterogen.

Komunikasi massa sebagai komunikasi yang berlangsung dalam situasi interposed (menjadi perantara) ketika antara sumber dan penerima tidak terjadi kontak secara langsung, pesan-pesan komunikasi mengalir kepada penerima (audiens) melalui saluran-saluran media massa, seperti:surat kabar, majalah, radio, tv, film, dll

Jadi, pernyataan di atas dapat kita simpulkan bahwasanya komunikasi yang baik sangatlah penting dan diperlukan. Apalagi dalam kehidupan organisasi maupun dalam lembaga pendidikan. Karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci. Dalam suatu lembaga pendidikan komunikasi dilakukan untuk menyampaikan berita, perintah dari atasan, pemberitahuan kebijaksanaan lembaga, ataupun untuk menanggapi masalah bawahan atau keluhan bawahan. Dengan demikian, keluhan, masalah maupun informasi yang diperlukan antar karyawan atau guru maupun antar atasan-bawahan bisa dilakukan atau diselesaikan dengan baik.

B.     Koordinasi

B.1. Pengertian Koordinasi

James A.F stoner dan Charles wankel dalam buku management, edisi ketiga,1986“Coordination is the process of integrating the objectives and activites of the separate units (department or functional areas ) of an organization in order to achieve organizational goals efficiently”. Koordinasi adalah proses menyatupadukan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan dari unit-unit (bagian-bagian atau bidang-bidang fungsional ) suatu organisasi yang terpisah untuk mencapai sasaran-sasaran organisasi secara efisien. 

Dalam arti kata lain, koordinasi adalah penyelarasan secara teratur atau penyusunan kembali kegiatan-kegiatan yang saling bergantung dari individu-individu untuk mencapai tujuan bersama. Misalnya dalam sebuah lembaga pendidikan, kegiatan-kegiatan para pejabat struktural dan fungsional/birokrasi, dosen pengajar, dosen pelatihan, bagian teknis lapangan dan para karyawan harus diselaraskan dengan tepat untuk mencapai hasil yang diharapkan yaitu terciptanya proses pendidikan yang berkualitas bagi para mahasiswa selaku peserta didik.

Kemudian perlu kita ketahui bahwasanya ada beberapa ruang lingkup koordinasi yang dapat ditinjau dari sudut bidang-bidangnya (George R.Terry dalam bukunya Principles of Management (1964) ), yakni :

1.   Koordinasi dalam individu

Dari sudut pandangan manajemen, koordinasi jenis ini merupakan koordinasi yang paling tidak penting, tetapi kemampuan seorang individu untuk mengerjakan suatu pekerjaan tertentu dengan baik akan bergantung pada suksesnya ia mengkoordinasikan kegiatan-kegiatannya sendiri. Koordinasi individu adalah sangat penting untuk melaksanakan pekerjaan, seperti tukang bubut, tukang las, pengetik, tukang jahit dan sebagainya.

2.   Koordinasi antara individu-individu dari suatu kelompok

Koordinasi antara individu-individu dari suatu kelompok contoh yang paling jelas mengenai koordinasi ini adalah suatu tim atau kesebelasan sepak bola. Tanpa koordinasi sulit bagi kesebelasan tersebut untuk memenangkan pertandingan. Begitu juga dalam organisasi tanpa koordinasi sulit untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan bersama.

3.   Koordinasi antara kelompok-kelompok dalam suatu perusahaan

Koordinasi antara kelompok-kelompok dalam suatu perusahaan sebagai contoh adalah kegiatan bagian pegawai dalam mencari calon pegawai dan melatih pegawai-pegawai baru untuk bagian produksi dan bagian penjualan. Agar pelatihan dapat sukses maka manajemen kepegawaian harus menentukan dan mengetahui sumber kebutuhan pegawai yang tepat dari bagian produksi dan bagian penjualan dalam hubungannya, yakni dalam hal-hal seperti jumlah, kecakapan yang diperlukan, latar belakang calon yang dikehendaki, dan waktu pelatihan, agar mereka siap untuk bekerja. Calon-calon manakah yang dicari dan jenis serta jumlah pelatihan yang diberikan kepada mereka harus sewaktu-waktu disesuaikan dengan apa yang diperlukan oleh bagian masing-masing dimana calon-calon akan ditempatkan.

4.      Koordinasi antara perusahaan-perusahaan dan macam-macam peristiwa dunia.

Koordinasi antara perusahaan-perusahaan dan macam-macam peristiwa dunia kegiatan perusahaan secara keseluruhan harus sesuai dengan berbagai kekuatan di luar perusahaan. Hal ini meliputi perusahaan lain, tindakan peraturan pemerintah, dan kedudukan perekonomian nasional dan perekonomian dunia. Tidak ada perusahaan yang dapat berdiri sendiri, perusahaan itu mempengaruhi dan dipengaruhi oleh kekuatan-kekuatan dari luar. misalnya seorang pemilik pabrik baja harus mengkoordinasikan kegiatannya dengan ekonomi nasional dan tidak mengesampingkan tindakan hukum pemerintah dalam daerah di tempat mana perusahaan itu didirikan.

B.2. Hubungan Koordinasi dengan fungsi-fungsi administrasi

Hubungan koordinasi dengan fungsi-fungsi administrasi yaitu:

(1) dalam Perencanaan, perencanaan akan mempengaruhi koordinasi, maksudnya semakin baik dan terincinya rencana maka akan semakin mudah melakukan koordinasi. Jika perencanaan disusun dengan baik dan hubungan rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek terintegrasi dengan baik serta harmonis maka penerapan koordinasi akan lebih mudah.

(2) dalam Pengorganisasian, pengorganisasian berhalangan dengan koordinasi. Jika organisasi baik maka pelaksanaan koordinasi akan lebih mudah.

(3) dalam Pengarahan, pengarahan mempengaruhi koordinasi, artinya dengan menggunakan bermacam-macam variasi dalam intensitas directing force akan membantu menciptakan koordinasi. Penempatan karyawan membantu koordinasi. Jika setiap pejabat sudah ditempatkan sesuai dengan keahliannya maka koordinasi akan lebih mudah.

(4) dalam Pengendalian, pengendalian berhubungan langsung dengan koordinasi. Penilaian yang terus menerus atas kemajuan perusahaan akan membantu menyelaraskan usaha-usaha sehingga tujuan yang ditentukan semula dihasilkan, diperoleh dan tercapai dengan baik. Dengan demikian, tindakan-tindakan perbaikan yang terjadi, karena control membantu dalam mendapatkan koordinasi yang dibutuhkan.

B.3. Manfaat koordinasi dalam suatu lembaga.

Koordinasi sangat diperlukan dalam suatu lembaga, terutama untuk menyatukan kesamaan pandangan antara berbagai pihak yang berkepentingan dengan kegiatan dan tujuan organisasi. Koordinasi diperlukan untuk menghubungkan bagian yang satu dengan bagian yang lain sehingga tercipta suatu kegiatan yang terpadu mengarah pada tujuan umum lembaga sebagaimana jari-jari kerangka payung. 

Tanpa koordinasi, spesialisasi dan pembagian kerja yang dilakukan pada setiap usaha kerja sama akan sia-sia karena setiap bagian cenderung hanya memikirkan pekerjaan atau tugas masing-masing dan melupakan tujuan lembaga secara keseluruhan.

Melalui koordinasi setiap bagian yang menjalankan fungsi dengan spesialisasi tertentu dapat disatupadukan dan dihubungkan satu sama lain sehingga dapat menjalankan peranannya secara selaras dalam mewujudkan tujuan bersama.  Koordinasi sangat penting meningkatkan efesiensi dan efektifitas pencapaian tujuan lembaga.

Dengan demikian, manfaat koordinasi dalam administrasi dalam suatu lembaga dapat diidentifikasikan sebagai berikut :

a. Menghilangkan dan menghindarkan perasaan terpisah satu sama lain antara atasan  dan bawahan.

b. Menghindarkan perasaan atau pendapat bahwa dirinya atau jabatannya merupakan yang paling penting.

c. Mengurangi dan menghindakan kemungkinan timbulnya pertentangan antar   pejabat dan pelaksana.

d. Menghindarkan timbulnya rebutan fasilitas.

e. Menghindarkan terjadinya peristiwa menunggu yang memakan waktu lama.

f.  Menghindarkan kemungkinan terjadinya kesamaan pekerjaan sesuatu kegiatan.

g. Menghindarkan kemungkinan terjadinya kekosongan pekerjaan sesuatu program atau kekosongan pengerjaan tugas oleh para manajer atau kepala bagian.

h. Menumbuhkan kesadaran tugas oleh para manajer untuk saling memberikan bantuan satu sama lain terutama bagi mereka yang berada dalam wilayah yang sama.

i. Menumbuhkan kesadaran para manajer untuk saling memberitahu masalah yang dihadapi bersama dan bekerjasama dalam memecahkannya.

j. Memberikan jaminan tentang kesatuan langkah di antara para atasan atau bawahan.

k. Menjamin adanya kesatuan langkah dan tindakan diantara manajer.

l.  Menjamin kesatuan sikap diantara manajer.

m. Menjamin kesatuan kebijaksanaan di antara manajer dalam wilayah tertentu.

B.4. Karakteristik Koordinasi       

Handayaningrat (1992) mengemukakan karakteristik koordinasi sebagai berikut :

a.  Tanggung Jawab koordinasi terletak pada pimpinan. Oleh karena itu, koordinasi menjadi wewenang dan tanggung jawab pimpinan, sehingga dapat dikatakan bahwa pimpinan bisa berhasil jika melakukan koordinasi.

b.  Koordinasi adalah kerja sama. Hal ini disebabkan kerja sama merupakan syarat mutlak terselenggaranya koordinasi.

c.   Koordinasi merupakan proses yang terus menerus (continue process). Dan berkesinambungan dalam rangka mewujudkan tujuan lembaga

d.  Pengaturan usaha kelompok secara teratur. Hal ini disebabkan koordinasi adalah konsep yang diterapkan di dalam kelompok, bukan usaha individu melainkan sejumlah individu yang berkerjasama di dalam kelompok untuk mencapai tujuan bersama.

e.  Kesatuan tindakan merupakan inti koordinasi.  Pimpinan merupakan pengatur usaha-usaha dan tindakan-tindakan setiap individu sehingga diperoleh keserasian dalam mencapai hasil bersama.

f.    Tujuan Koordinasi adalah tujuan bersama (common purpose) Kesatuan usaha yang meminta kesadaran semua pihak untuk berpartisipasi secara aktif melaksanakan tujuan bersama sebagai kelompok tempat mereka bekerja.

Karakteristik koordinasi sebagaimana diuraikan di atas, menunjukkan bahwa keselarasan tindakan perlu selalu diupayakan untuk mencapai tujuan bersama, dan koordinasi yang memadai tidak datang begitu saja, tetapi perlu dikoordinasikan, dibina, dijaga, serta dikembangkan secara terus menerus dan berkesinambungan.

Adapun prinsip-prinsip organisasi yang harus di ketahui yaitu :      

a.    Koordinasi harus dimulai dari tahap perencanaan awal.

b.    Hal pertama yang harus diperhatikan dalam koordinasi adalah menciptakan iklim yang kondusif bagi kepentingan bersama.

c.    Koordinasi merupakan proses terus menerus dan berkesinambungan.

d.    Koordinasi merupakan pertemuan-pertemuan bersama untuk mencapai tujuan.

e.    Perbedaan pendapat harus diakui sebagai pengayaan dan harus dikemukakan secara terbuka dan diselidiki dalam kaitannya dengan situasi secara keseluruhan.

Koordinasi akan berlangsung secara efektif apabila dilaksanakan secara terus menerus dan berkesinambungan dari tahap awal sampai akhir pekerjaan; mengupayakan hubungan dan pertemuan pertemuan diantara berbagai pihak yang terkait, serta mengembangkan keterbukaan sehingga jika terdapat perbedaan pandangan dapat didiskusikan dan dipecahkan bersama.

Yang tak kalah penting untuk di pahami adalah Syarat- syarat koordinasi, yaitu :

1.    Sense of Cooperation, perasaan untuk saling bekerja sama, dilihat per-bagian.

2.    Rivalry, dalam perusahaan besar, sering diadakan persaingan antar bagian, agar saling berlomba untuk kemajuan.

3.    Team Spirit, satu sama lain per bagian harus saling menghargai.

4.    Esprit de Corps, bagian yang saling menghargai akan makin bersemangat.

Di samping itu, manfaat koordinasi dalam lembaga pendidikan antara lain dapat mencegah pertengkaran antara sub bagian, karena berebut kekuasaan atau wewenang, dapat menghindari saling lempar kewajiban dan tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas, dapat mencegah terjadinya kesimpangsiuran, dapat mengembangkan prakarsa dan daya inprovisasi para petugas. 

 Dalam rangka koordinasi, mereka, mau tidak mau, harus mendapatkan cara dan jalan yang cocok bagi pelaksanaan tugas secara menyeluruh dan mencapai keseimbangan serta keserasian

            Akhirnya, dapat dikemukakan bahwa manfaat utama koordinasi dalam lembaga pendidikan adalah untuk menumbuhkan sikap egaliter, serta meningkatkan rasa kesatuan dan persatuan diantara atasan dan bawahan dengan tetap menghargai kewajiban dan wewenang masing-masing.  Dengan demikian, setiap atasan dan bawahan, tidak terjebak oleh kepentingan masing-masing  bagian yang sempit sehingga dapat menjalankan perannya secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan secara menyeluruh.

BAB III

KESIMPULAN

Dalam sebuah organisasi atau lembaga pastilah ada sebuah ketua dan staff sebagai jajarannya. Ini merupakan satu kesatuan struktur untuk mencapai tujuan organisasi. Fungsi dalam organisasi atau lembaga akan bisa berjalan dengan baik dan lancar dengan adanya komunikasi dan koordinasi baik dari atas kebawahan maupun sesama bidang dan staff. Akan terjadi keheningan jikalau satu sama lain anggota tidak saling berkomunikasi dan koordinasi, bahkan bisa menjadi kesalahpahaman atau terjadinya konflik.

Komunikasi merupakan media antar individu untuk saling memberikan informasi baik bisa disampaikan secara lisan maupun media lainnya. Komunikasi begitu sangat penting, karena dalam pelaksanaan suatu organisasi adanya komunikasi membantu dalam memahami apa yang dimaksud dari orang yang menyampaikan. Komunikasi ini juga tidak terlepas dari koordinasi. Komunikasi dan koordinasi menjadi satu kesatuan kerja dalam menjalankan program kerja. Sedangkan koordinasi merupakan hubungan manusia dalam menjalankan tugasnya.

Semua program kerja dapat terselesaikan dengan adanya komunikasi dan koordinasi, maka perlu bantuan orang lain.Kalau yang bekerja hanya sendirian tanpa meminta bantuan takkan ada yang mampu melaksanakannya.Satu tusuk lidi saja tidak mampu membersihkan tapi dengan kumpulan banyak lidi mampu membersihkan kotoran yang ada. Itulah organisasi atau lembaga yang baik satu sama lain saling berkomunikasi dan koordinasi dalam bekerja.

Komunikasi ini media untuk saling mengingatkan satu sama lain, apalagi dalam mengingatkan kebaikan. Hubungan interpersonal akan menjadi dekat dan baik jika jalinan komunikasi ini berjalan dengan lancar. Jika kita membayangkan seorang pemimpin tidak mau berkomunikasikan kepada staffnya, akan terjadi rasa diacuh atau tidak dipedulikan. Ini berakibat lama-lama akan meretakkan organisasi. Mungkin organisasi bisa berjalan dengan hanya seorang pemimpin yang melaksanakan sendirian tapi tanpa disadari hanya membuat fungsi organisasi rusak. Hal terburuk yang mungkin tercapai akan berguguran satu demi satu pengurus dan meninggalkan organisasi.

Dalam sebuah organisasi tidak hanya membutuhkan orang yang pandai bicara, bisa dipercaya dan yang aktif tapi butuh orang yang mampu menggerakan kapal organisasi menuju tempat tujuan dengan bekerjasama bersama staff-staffnya. Bahkan jika kapal itu mengalami kebocoran disana-sini, pasti takkan mampu seorang diri untuk menyelesaikan. Staff yang ada akan memberikan kemampuannya untuk melengkapi kekurangan pemimpin yang baik. Maka dari itu perlu ada kerjasama supaya keberhasilan dapat tercapai.

Koordinasi, merupakan suatu usaha yang penting dilakukan dalam meningkatkan efektivitas, efesiensi dan produktifitas kerja untuk mewujudkan tujuan secara optimal. Tanpa koordinasi yang baik dalam Lembaga akan sulit untuk dapat tercapainya keteraturan kegiatan dengan tertib dalam upaya untuk meraih tujuan yang hendak dicapai oleh Lembaga tersebut.  Dengan koordinasi unit- unit yang terpisah dalam lembaga diupayakan untuk saling berhubungan dengan unit- unit lainnya sehingga unit- unit yang terpisah tadi saling mempengaruhi unit- unit yang lain dan membentuk satu kesatuan yang terintegrasi dan harmonis menghantarkan pencapaian tujuan lembaga.

Kesatuan tindakan dengan proses yang kontinyu dan berkesinambungan merupakan efektifitas dari koordinasi dalam memfungsikan tiap unit– unit lembaga guna mewujudkan tujuan yang telah diketahui. Manfaat terbesar yang diperoleh dalam koordinasi yaitu meningkatkan rasa kesatuan dan persatuan antara yang mengkoordinasi dengan yang dikoordinasi dengan tetap menghargai tugas dan kewajiban serta wewenang masing- masing.

Tanggung jawab koordinasi terletak pada pimpinan oleh sebab itu diperlukan pimpinan yang cukup berwibawa untuk dapat memfungsikan tiap unit lembaga atau orang- orang dalam lembaga. Sebaliknya unit- unit atau orang- orang dalam lembaga yang dikoordinasikan, terlebih dahulu sudah mengerti tugas dan kewajibannya sehingga akan tercipta sikap saling menghargai dan saling bekerja sama satu sama lain demi kepentingan bersama/ lembaga. Sikap penuh keterbukaan hendaknya dibudayakan agar setiap perbedaan pandangan atau pendapat dapat didiskusikan dan dipecahkan bersama upaya menghindari terhambatnya tujuan yang telah direncanakan.

DAFTAR PUSTAKA

Kasan,Tholib. 2004. Teori dan Aplikasi Administrasi Pendidikan. Jakarta : Studia Press.

Mulyasa . 2011. Manajemen Berbasis Sekolah. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya.

Kamus Besar Bahasa Indonesia.

Muhammad Abdul.1995. Pengantar Manajemen Umum. Jakarta: karya press.

Nawawi Hadari. 1989. Administrasi Pendidikan. Jakarta : CV. Haji Masagung.

http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2010/04/bab-v-unsur-unsur-komunikasi.

Sasa Djuarsa Sendjaja. 2001. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta : Bumi aksara.

 

Komunikasi dan Koordinasi yang Baik

Dalam

Lembaga Pendidikan

disusun oleh :

Imam Satria (34.11.4.142)

PBI: V Semester IV

Dosen Pembimbing :

Muhidin

Institut Agama Islam Negeri

Pendidikan Agama Islam

Fakultas Tarbiyah

Tahun : 2013